Transformasi digital kini menjadi salah satu kebutuhan penting bagi pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) agar mampu bersaing di tengah perkembangan teknologi. Tidak hanya pada aspek pemasaran, digitalisasi juga berperan dalam meningkatkan efisiensi operasional usaha sehari-hari. Berangkat dari kebutuhan tersebut, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Negeri Malang (UM) Desa Tamanharjo menghadirkan inovasi berupa digitalisasi administrasi pelanggan dan penguatan branding bagi DERAFI Fashion & Craft, sebuah UMKM yang bergerak di bidang fesyen dan kriya berbasis wastra Nusantara di Kecamatan Singosari, Kabupaten Malang.
Program yang berlangsung pada 17 Juni hingga 28 Juli 2026 ini melibatkan 12 mahasiswa dari berbagai disiplin ilmu. Sebelum merancang program kerja, tim KKN terlebih dahulu melakukan observasi dan diskusi bersama mitra untuk memahami tantangan yang dihadapi dalam menjalankan usaha. Hasil observasi menunjukkan bahwa seluruh data ukuran pelanggan masih dicatat secara manual menggunakan buku. Metode tersebut membuat proses pencarian data membutuhkan waktu cukup lama ketika pelanggan kembali melakukan pemesanan. Bahkan, tidak jarang data ukuran pelanggan hilang atau harus dicatat ulang akibat banyaknya pesanan yang diterima.
Kondisi tersebut mendorong mahasiswa KKN UM untuk menghadirkan solusi yang tidak hanya menjawab permasalahan administrasi, tetapi juga dapat digunakan secara berkelanjutan oleh mitra. Tim kemudian mengembangkan sebuah website yang dirancang khusus sebagai pusat pengelolaan data pelanggan. Sistem ini memungkinkan pemilik usaha menyimpan data ukuran pelanggan secara digital, mencatat detail pesanan beserta tanggal masuk dan penyelesaian order, serta mencari kembali data pelanggan dengan cepat ketika dibutuhkan.
Website tersebut dikembangkan selama kurang lebih satu bulan melalui beberapa tahapan, mulai dari identifikasi kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan, hingga penyempurnaan berdasarkan masukan dari mitra. Salah satu penyempurnaan dilakukan pada mekanisme penyimpanan data agar lebih sesuai dengan alur kerja yang selama ini diterapkan oleh DERAFI Fashion & Craft. Dengan pendekatan tersebut, website yang dihasilkan benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan operasional mitra, bukan sekadar menjadi produk digital yang sulit digunakan.
Setelah proses pengembangan selesai, tim KKN menyerahkan website secara langsung kepada mitra disertai pendampingan intensif mengenai cara penggunaan sistem. Pelatihan diberikan kepada pemilik usaha beserta pekerja sehingga seluruh pihak yang terlibat dalam proses produksi dapat memahami cara mengoperasikan website. Pendampingan juga dilakukan secara hybrid sehingga mitra tetap dapat berkonsultasi apabila mengalami kendala tanpa harus bertemu secara langsung.
Hasil implementasi menunjukkan dampak yang positif. Lebih dari 50 data pelanggan berhasil didigitalisasi ke dalam sistem dan website dapat langsung digunakan dalam aktivitas usaha sehari-hari. Proses pencarian data ukuran pelanggan menjadi jauh lebih cepat dibandingkan sebelumnya sehingga pemilik usaha tidak lagi harus membuka satu per satu catatan manual ketika menerima pesanan dari pelanggan lama. Selain meningkatkan efisiensi administrasi, sistem ini juga membantu mengurangi risiko kehilangan data yang selama ini menjadi salah satu kendala utama.
Tidak berhenti pada digitalisasi administrasi, mahasiswa KKN UM juga membantu memperkuat identitas digital DERAFI Fashion & Craft melalui optimalisasi media sosial Instagram. Pendampingan dilakukan dengan menata ulang tampilan akun agar lebih profesional, mulai dari penyusunan identitas usaha, pembuatan logo resmi, hingga penyusunan tata letak konten yang lebih konsisten. Tim juga memberikan pendampingan mengenai pentingnya mengunggah konten secara rutin sebagai salah satu strategi membangun kepercayaan pelanggan. Selama pelaksanaan program, sebanyak 15 konten berhasil dipublikasikan, termasuk video profil yang menampilkan aktivitas dan hasil karya mitra.
Pendekatan yang mengintegrasikan digitalisasi administrasi dan penguatan branding menjadi nilai lebih dari program ini. Website membantu meningkatkan efisiensi proses internal usaha, sedangkan media sosial memperluas jangkauan promosi sehingga calon pelanggan dapat mengenal produk dan layanan DERAFI Fashion & Craft dengan lebih mudah. Kedua aspek tersebut saling melengkapi dalam mendukung pengembangan UMKM agar mampu beradaptasi dengan kebutuhan pasar yang semakin terdigitalisasi.
Pemilik DERAFI Fashion & Craft menyambut baik program tersebut dan berharap inovasi yang telah dikembangkan dapat terus dimanfaatkan dalam jangka panjang. "Kami berharap website ini dapat terus digunakan sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan pelanggan mendapatkan pelayanan yang lebih baik," ungkap pihak mitra.
Melalui program ini, mahasiswa KKN UM menunjukkan bahwa transformasi digital tidak selalu harus diwujudkan melalui teknologi yang rumit. Solusi sederhana yang dirancang berdasarkan kebutuhan nyata mitra justru mampu memberikan manfaat yang langsung dirasakan oleh pelaku usaha. Ke depan, integrasi administrasi digital dan pemasaran berbasis media sosial diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mempercepat pelayanan kepada pelanggan, mengurangi risiko kehilangan data, sekaligus memperkuat daya saing UMKM lokal dalam menghadapi perkembangan ekonomi digital.
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
