Dalam pelaksanaan pertandingan olahraga, terdapat panitia yang bekerja keras agar acara berlangsung sukses.
Keberadaan panitia pertandingan olahraga diperlukan untuk mengkondisikan jalannya kegiatan mulai dari pra acara, teknis acara, hingga tahap evaluasi.
Lalu, seperti apa susunan panitia pertandingan olahraga yang baik? Berikut panduan lengkap susunan panitia pertandingan olahraga beserta job descnya.
Struktur Inti Panitia Pertandingan
Dalam mengeksekusi pertandingan olahraga diperlukan panitia inti yang bertugas sebagai kerangka utama jalannya acara. Berikut struktur inti panitia pertandingan.
Pelindung/Penasihat dan Penanggung Jawab
Posisi ini mayoritas diisi oleh otoritas tertinggi, seperti pembina organisasi, penasehat lembaga, dan kepala sekolah.
Job desc
- Memberikan arahan dan dukungan terhadap pelaksanaan acara.
- Memastikan acara berjalan sesuai dengan nilai dan visi misi organisasi.
- Mengawasi dan memberikan saran terhadap keputusan krusial acara.
Ketua Pelaksana
Ketua pelaksana merupakan otak dari jalannya acara. Ia merupakan penghubung dan penggerak utama dari seluruh susunan panitia.
Job desk
- Memimpin dan mengkoordinasikan runtutan acara dari awal hingga akhir.
- Mengambil keputusan strategis ketika terjadi hal yang diluar rencana acara.
- Membuat kerangka kerja, strategi pelaksanaan, hingga alur teknis acara.
- Memastikan semua seksi bekerja sesuai rencana.
- Menjaga alur kerja dan komunikasi antarseksi.
Sekretaris
Sekretaris memiliki tugas krusial dalam hal administratif acara. Posisi ini memastikan agar segala hal berhubungan dengan acara terdokumentasikan dengan baik.
Job Desk
- Menyusun surat menyurat keluar dan masuk acara.
- Menyusun agenda kerja dan notulensi setiap rapat.
- Membuat jadwal kegiatan dan rapat koordinator.
- Merapikan arsip kegiatan dari awal hingga akhir.
- Berkoordinasi dengan seluruh seksi agar informasi tersampaikan dengan akurat.
Bendahara
Posisi ini berperan penting dalam menjaga keuangan acara agar tetap stabil.
Job desk
- Mengatur alur keluar dan masuk dana yang berkaitan dengan acara.
- Membuat rencana anggaran bersama ketua dan koordinator terkait.
- Mengarsipkan bukti pembayaran dan pengeluaran dana secara rinci.
- Menyusun laporan keuangan acara.
- Memastikan kondisi dana acara tidak minus dan sehat.
Tugas Rinci Setiap Seksi Pelaksana
Dalam kepanitiaan, terdapat pula seksi, bidang, atau divisi yang memiliki peran penting dalam berlangsungnya acara. Berikut masing-masing seksi beserta tugasnya.
Seksi Acara
Seksi acara memiliki peran besar dalam memastikan alur acara dari awal sampai akhir agar berhasil dan tanpa kendala.
Job desc
- Merancang rundown acara secara detail.
- Brainstorm ide konsep dan tema acara.
- Berkoordinasi dengan seksi lain agar kebutuhan acara dapat terpenuhi dan dimengerti seluruh panitia
- Mengatur kebutuhan tamu dan perangkat acara.
- Memastikan acara berjalan sukses dan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Seksi Pertandingan/Teknis
Seksi ini memiliki tugas untuk mengawal kegiatan teknis di lapangan secara langsung.
Job desc
- Berkoordinasi terkait sistem dan format pertandingan.
- Berkomunikasi dengan perangkat pertandingan.
- Mengantisipasi kendala teknis selama acara berlangsung.
- Bertanggung jawab dalam kelancaran kegiatan di lapangan.
- Mengatur jalannya pertandingan agar tertib dan lancar.
Seksi Perlengkapan
Seksi perlengkapan berperan dalam menyiapkan kebutuhan logistik dan perlengkapan untuk menunjang keberlangsungan acara.
Job desc
- Mempersiapkan kebutuhan alat dan logistik dari awal hingga akhir acara.
- Mengatur alur pembelian dan peminjaman barang.
- Memastikan perlengkapan pertandingan dalam kondisi layak dan siap digunakan.
- Bertanggung jawab atas penyimpanan dan keamanan perlengkapan.
- Mengatur pengembalian barang pasca acara.
Seksi Humas
Seksi humas berperan dalam komunikasi berbagai pihak, mulai dari panitia, peserta, hingga pihak luar.
Job desc
- Membuat informasi resmi terkait acara.
- Menjembatani proses surat-menyurat kepada pihak luar, meliputi undangan, informasi, dll.
- Bertugas sebagai wajah acara dalam hal menyambut tamu undangan dan pihak eksternal.
- Menyiapkan daftar tamu, sponsor, hingga media partner.
- Berkoordinasi dengan seluruh seksi untuk kebutuhan terkait.
Seksi Konsumsi
Seksi konsumsi bertugas dalam lingkup logistik berupa makanan dan minuman selama acara berlangsung.
Job desc
- Menyiapkan susunan kebutuhan konsumsi panitia dan peserta.
- Mengatur alur distribusi makanan dan minuman agar berjalan lancar.
- Menentukan vendor makanan atau minuman untuk mendukung acara.
- Menyiapkan konsumsi khusus untuk tamu penting.
- Mengatur dan mengelola kebutuhan tak terduga selama acara berlangsung.
Seksi Sponsorship
Peran seksi sponsorship adalah mencari dukungan dan kerjasama berupa dana ataupun barang pendukung untuk mengoptimalkan acara.
Job desc
- Menyusun proposal sponsorship.
- Mengatur strategi dan kerja sama dengan pihak sponsor.
- Berkoordinasi untuk penempatan branding sponsor dan eksposur dengan seksi terkait.
- Membuat laporan pertanggungjawaban sponsor.
- Menjaga relasi dan hubungan baik dengan sponsor.
Seksi Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi (PDD)
Seksi PDD berperan penting dalam aksi belakang layar agar acara terlihat hidup dan menarik.
Job desc
- Mendesain spanduk, poster, dan kebutuhan desain lainnya.
- Menyebarkan informasi acara melalui media sosial atau pamflet.
- Mengatur dekorasi acara agar sesuai dengan konsep acara.
- Menyiapkan foto dan video saat acara berlangsung.
- Mengatur dokumentasi dan publikasi acara serta menyimpan arsip foto dan video acara.
Seksi Keamanan
Seksi Keamanan berperan penting dalam kelancaran acara agar aman dan tertib.
Job desc
- Menjaga keamanan perlengkapan dan barang penting.
- Mengatur alur keluar dan masuk peserta acara.
- Bersiaga dalam pengamanan terhadap panitia, peserta, dan tamu acara.
- Meminimalisir dan menangani kerusuhan dan kejadian darurat.
- Berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat terkait acara.
Seksi Kesehatan
Seksi kesehatan berperan dalam memastikan semua panitia, peserta, dan tamu dalam keadaan aman dan sehat.
Job desc
- Menyiapkan peralatan medis dan P3K yang dibutuhkan selama acara.
- Berkoordinasi dengan rumah sakit atau klinik terdekat.
- Menyiapkan pertolongan pertama jika terjadi hal yang tak diinginkan.
- Mengatur area khusus kesehatan di lokasi acara.
- Membuat laporan terkait kesehatan dan medis pasca acara.
Itulah panduan lengkap susunan panitia pertandingan olahraga beserta tugasnya. Bagi Kawan GNFI yang ingin melaksanakan acara, dapat menjadikan artikel ini sebagai acuan dan disesuaikan dengan kebutuhan acara.
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
