Digitalisasi sudah menjadi bagian dari kehidupan banyak perusahaan. Mulai dari aplikasi kasir, sistem keuangan, aplikasi sumber daya manusia, hingga platform untuk mengelola pelanggan, berbagai teknologi digunakan untuk membantu pekerjaan sehari-hari. Namun, ada satu hal yang menarik. Meskipun perusahaan sudah menggunakan banyak aplikasi, pekerjaan di dalamnya terkadang masih terasa rumit.
Karyawan masih harus memasukkan data berulang kali, memeriksa informasi dari beberapa sistem, atau menunggu laporan dari bagian lain. Lalu, mengapa hal ini bisa terjadi? Bukankah teknologi seharusnya membuat pekerjaan lebih mudah?
Ketika Banyak Aplikasi Belum Tentu Membuat Pekerjaan Lebih Sederhana
Kawan GNFI mungkin pernah menemukan situasi ketika satu pekerjaan membutuhkan beberapa aplikasi sekaligus. Misalnya, data penjualan dicatat melalui aplikasi kasir. Setelah itu, bagian administrasi harus memindahkan data tersebut ke spreadsheet untuk membuat laporan. Bagian keuangan kemudian menggunakan data yang sama untuk mencocokkannya dengan transaksi pembayaran.
Setiap aplikasi mungkin bekerja dengan baik. Namun, jika data di dalamnya belum saling terhubung, pekerjaan tetap membutuhkan langkah tambahan. Inilah salah satu persoalan dalam digitalisasi perusahaan. Penggunaan teknologi tidak selalu berarti seluruh proses bisnis sudah terintegrasi.
Bank Indonesia dalam publikasinya mengenai transformasi digital UMKM menjelaskan pentingnya pemanfaatan teknologi di berbagai aspek usaha, termasuk produksi, pemasaran, dan manajemen rantai pasokan. Artinya, digitalisasi tidak hanya berkaitan dengan penggunaan satu aplikasi, tetapi juga bagaimana teknologi mendukung keseluruhan proses bisnis.
Masalahnya Bukan Selalu pada Aplikasi
Ketika pekerjaan masih terasa rumit, respons yang sering muncul adalah menambah aplikasi baru. Padahal, belum tentu itu solusi yang dibutuhkan.
Perusahaan bisa saja sudah memiliki aplikasi untuk penjualan, inventaris, keuangan, dan pengelolaan karyawan. Akan tetapi, jika setiap sistem menyimpan data secara terpisah, karyawan tetap perlu melakukan pekerjaan manual untuk menghubungkan informasi tersebut.
Sebagai contoh, ketika pelanggan melakukan pembelian, data transaksi idealnya dapat digunakan oleh bagian penjualan, gudang, dan keuangan. Jika ketiga bagian tersebut harus meminta atau memasukkan data yang sama secara terpisah, risiko kesalahan dan keterlambatan dapat meningkat.
Karena itu, pertanyaan yang lebih penting bukan sekadar berapa banyak aplikasi yang digunakan, melainkan apakah aplikasi tersebut membantu alur kerja berjalan secara menyeluruh.
Integrasi Data menjadi Bagian Penting dari Digitalisasi
Salah satu pendekatan yang dapat membantu mengurangi pekerjaan berulang adalah integrasi antarsistem. Dalam dunia pengembangan perangkat lunak, integrasi ini dapat dilakukan melalui API atau Application Programming Interface.
Secara sederhana, API memungkinkan satu aplikasi berkomunikasi dan bertukar data dengan aplikasi lainnya melalui aturan yang telah ditentukan.
Contohnya, ketika transaksi berhasil dicatat pada aplikasi penjualan, informasi tersebut dapat dikirim ke sistem inventaris agar stok diperbarui. Data transaksi juga dapat diteruskan ke sistem keuangan untuk membantu proses pencatatan.
Dengan alur seperti ini, karyawan tidak harus selalu memindahkan informasi secara manual dari satu aplikasi ke aplikasi lain.
Namun, integrasi bukan berarti semua aplikasi harus langsung dihubungkan sekaligus. Perusahaan tetap perlu melihat kebutuhan, jenis data, keamanan, serta proses bisnis yang paling membutuhkan perbaikan.
Digitalisasi Perlu Diikuti Penataan Proses Kerja
Teknologi yang baik tetap membutuhkan proses kerja yang jelas. Sebelum mengembangkan atau menghubungkan aplikasi, perusahaan perlu memahami bagaimana pekerjaan berlangsung saat ini. Bagian mana yang masih dilakukan berulang? Data apa yang sering dicatat lebih dari sekali? Di tahap mana pekerjaan paling sering mengalami keterlambatan?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat membantu perusahaan menentukan prioritas. Misalnya, jika masalah utama berada pada pencatatan stok, perbaikan dapat difokuskan pada hubungan antara sistem penjualan dan inventaris. Jika persoalannya adalah laporan yang terlambat, perusahaan dapat mengevaluasi bagaimana data dari berbagai bagian dikumpulkan dan digunakan.
Dengan begitu, digitalisasi tidak berhenti pada pembelian atau penggunaan perangkat lunak, tetapi benar-benar diarahkan untuk menyelesaikan persoalan yang dihadapi karyawan.
Digitalisasi yang Baik Membantu Manusia Bekerja
Pada akhirnya, tujuan digitalisasi bukan membuat perusahaan memiliki sebanyak mungkin aplikasi. Tujuan utamanya adalah membantu manusia bekerja dengan lebih baik.
Pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan pencatatan berulang dapat dibuat lebih sederhana. Informasi yang tersebar di berbagai bagian dapat dikelola dengan lebih teratur. Karyawan pun dapat memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang membutuhkan pemikiran, komunikasi, dan pengambilan keputusan.
Kawan GNFI, digitalisasi memang dapat membuka banyak peluang bagi perusahaan. Namun, manfaatnya akan lebih terasa ketika teknologi, data, dan proses kerja berjalan selaras.
Jadi, jika pekerjaan di perusahaan masih terasa rumit meskipun sudah menggunakan banyak aplikasi, mungkin yang perlu diperiksa bukan jumlah teknologinya, melainkan bagaimana teknologi tersebut saling bekerja sama.
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
