Membuat laporan perjalanan sering kali dianggap sebagai beban administrasi yang menjemukan setelah kembali dari sebuah kegiatan. Padahal, secara fungsional, dokumen ini merupakan instrumen krusial untuk menjaga akuntabilitas biaya dan mendokumentasikan pengetahuan yang diperoleh di lapangan.
Baik Kawan seorang karyawan yang baru saja menyelesaikan dinas luar kota maupun seorang siswa yang baru pulang dari kegiatan study tour, memahami cara menyusun laporan yang sistematis adalah keterampilan yang sangat berharga untuk memastikan semua informasi tersampaikan dengan valid.
Apa Itu Laporan Perjalanan?
Laporan perjalanan adalah dokumen resmi yang merangkum hasil pengamatan, kegiatan, dan rincian biaya selama melakukan perjalanan tertentu. Tujuannya adalah sebagai bukti pertanggungjawaban kepada atasan, organisasi, atau institusi pendidikan.
Memahami Struktur Laporan Perjalanan dan Komponen Utamanya
Bagian pendahuluan
Laporan perjalanan yang baik dimulai dengan bagian pendahuluan yang memberikan konteks menyeluruh mengenai kegiatan tersebut.
Pendahuluan berfungsi sebagai pemandu bagi pembaca agar mereka memahami urgensi dari perjalanan yang telah Kawan lalui sebelum masuk ke detail yang lebih mendalam.
Dalam bagian ini, Kawan harus menjelaskan latar belakang atau dasar pemikiran mengapa perjalanan dilakukan, tujuan spesifik yang ingin dicapai, serta rincian waktu dan tempat pelaksanaan secara jelas.
Bagian inti
Memasuki bagian inti, Kawan perlu memaparkan uraian kegiatan secara kronologis.
Bagian ini tidak hanya berisi jadwal aktivitas harian, tetapi juga harus menonjolkan hasil-hasil penting yang dicapai serta temuan lapangan yang didapatkan.
Jika dalam pelaksanaannya terdapat hambatan atau kendala tertentu, sangat disarankan untuk menceritakannya secara objektif beserta solusi yang diambil saat itu.
Hal ini memberikan gambaran nyata mengenai situasi di lapangan dan menunjukkan kemampuan pemecahan masalah yang dilakukan selama perjalanan.
Bagian penutup
Sebagai penutup, laporan harus diakhiri dengan kesimpulan yang merangkum seluruh hasil kegiatan secara padat. Selain kesimpulan, bagian yang tidak kalah penting adalah saran atau rekomendasi untuk langkah selanjutnya. Saran ini bisa berupa usulan perbaikan untuk perjalanan mendatang atau tindak lanjut dari temuan yang didapat di lapangan.
Bagian lampiran
Untuk memperkuat legalitas dan akuntabilitas, laporan harus senantiasa disertai dengan lampiran pendukung seperti dokumentasi foto kegiatan, daftar hadir relasi, hingga bukti pengeluaran fisik seperti tiket dan kuitansi.
Langkah-langkah menulis laporan perjalanan
Agar proses penulisan tidak terasa berat, ada beberapa strategi praktis yang bisa diterapkan yang diantaranya:
Kumpulkan Data Selama Perjalanan
Salah satunya adalah dengan mengumpulkan data dan mencatat poin-poin penting langsung di ponsel atau buku catatan saat perjalanan masih berlangsung, sehingga detail kecil tidak terlupakan.
Gunakan Bahasa yang Objektif
Dalam penulisannya, gunakanlah bahasa yang objektif dan lugas, serta hindari penggunaan gaya bahasa yang terlalu puitis atau bertele-tele. Fokuslah pada penyampaian fakta dan data agar laporan tersebut memiliki nilai guna yang tinggi bagi organisasi atau institusi terkait.
Satu hal yang sering menjadi batu sandungan adalah kebiasaan menunda penulisan laporan hingga berhari-hari setelah perjalanan selesai. Menunda penulisan hanya akan mengaburkan ingatan dan menurunkan kualitas detail laporan.
Verifikasi Angka
Selain itu, pastikan semua angka pengeluaran telah diverifikasi ulang agar sesuai dengan bukti fisik yang ada. Laporan yang disusun tanpa bukti pendukung atau ditulis dengan narasi yang tidak relevan hanya akan mengurangi tingkat kepercayaan atasan atau instansi terhadap profesionalitas kerja Kawan.
Contoh Format Laporan Singkat
Untuk lebih memahami tentang laporan perjalanan, berikut ini ada contoh singkatnya.
LAPORAN PERJALANAN DINAS
I. Nama Kegiatan: Kunjungan Kerja Evaluasi Vendor Logistik.
II. Peserta: [Nama Kawan/ Tim].
III. Waktu: 20-22 Januari 2026.
IV. Hasil Kegiatan:
- Melakukan audit gudang vendor PT. Maju Jaya.
- Ditemukan keterlambatan pengiriman sebesar 5% karena armada yang menua.
V. Saran: Disarankan untuk meninjau ulang kontrak vendor jika tidak ada peremajaan armada dalam 3 bulan.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Menunda Penulisan: Menulis laporan seminggu setelah pulang akan membuat banyak detail penting terlupakan.
Terlalu Bertele-tele: Atasan atau guru lebih menyukai poin-poin penting daripada narasi panjang yang tidak relevan.
Tidak Melampirkan Bukti: Tanpa foto atau kuitansi, validitas laporan Kawan bisa dipertanyakan.
Dengan mengikuti struktur di atas, laporan perjalanan Kawan tidak hanya akan terlihat profesional, tetapi juga menjadi dokumen yang sangat berguna bagi organisasi atau instansi Kawan.
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
