Mengawali rangkaian perjalanan proyek sosial lintas budaya, AIESEC in Unsri sukses menyelenggarakan kegiatan Incoming Preparation Seminar (IPS). Agenda ini menjadi langkah awal sekaligus gerbang penyambutan bagi para Exchange Participant (EP) dari berbagai negara yang akan menjalankan proyek sosial mereka di Palembang.
Seminar ini tidak hanya dirancang sebagai kegiatan penyambutan, tetapi juga menjadi ruang pembekalan bagi para EP untuk mempersiapkan diri sebelum memulai perjalanan mereka di lingkungan dan budaya yang baru.
Melalui berbagai sesi edukatif dan interaktif, IPS bertujuan membantu para peserta memahami gambaran program, mengenal budaya lokal, serta beradaptasi dengan kehidupan di Palembang.
Dengan adanya pembekalan ini, para EP diharapkan dapat menjalani proyek sosial mereka dengan lebih nyaman dan siap menghadapi pengalaman lintas budaya.
Acara diawali secara resmi dengan sambutan dari Master of Ceremony (MC), Local Committee President (LCP), dan Vice President of Incoming Global Volunteer (VP iGV). Setelah sesi pembukaan, para EP kemudian melakukan perkenalan perdana dengan EP Buddy masing-masing.
EP Buddy merupakan mahasiswa lokal yang akan menjadi pendamping para EP selama berada di Palembang, sehingga sesi perkenalan ini menjadi kesempatan awal untuk membangun koneksi dan menciptakan rasa nyaman di antara keduanya.
Selanjutnya, para EP mendapatkan pembekalan mengenai profil AIESEC dan rangkaian agenda Incoming Global Volunteer (iGV) yang akan mereka jalani. Tidak hanya membahas program, sesi pengenalan Kota Palembang juga menjadi salah satu bagian penting dalam kegiatan IPS.
Materi tersebut dibawakan secara interaktif oleh tim Customer Experience & Quality Assurance (CXQA), dengan memperkenalkan berbagai hal yang perlu diketahui para EP selama berada di Palembang.
Pembekalan mengenai budaya dan kehidupan lokal menjadi bagian penting untuk membantu para peserta beradaptasi dengan lingkungan baru. Melalui sesi tersebut, para EP mendapatkan gambaran mengenai kehidupan di Palembang sekaligus memahami berbagai perbedaan budaya yang mungkin mereka temui selama menjalankan proyek.
“Melalui Incoming Preparation Seminar ini, fokus utama kami adalah memastikan setiap Exchange Participant memiliki pemahaman dan ekspektasi yang tepat tentang Kota Palembang agar culture shock dapat diminimalisasi secara maksimal, sehingga mereka merasa aman, disambut dengan kehangatan, dan siap beradaptasi penuh sejak hari pertama mereka menginjakkan kaki di sini,” ujar Najwa Ainayah, selaku Organizing Committee Partnership kegiatan ini.
Setelah seluruh sesi edukasi selesai, agenda kemudian bertransisi menuju kegiatan yang lebih santai melalui sesi first meet antara EP dan EP Buddy. Dalam suasana yang lebih kasual, para EP dan pendampingnya saling berbincang serta bertukar cerita mengenai negara asal, pengalaman, dan latar belakang masing-masing.
Interaksi ini menjadi momen penting untuk membangun kedekatan sekaligus membuat para EP merasa lebih diterima di lingkungan barunya.
Kemeriahan kegiatan kemudian berlanjut melalui sesi permainan (games) interaktif yang melibatkan seluruh partisipan. Tidak hanya EP dan EP Buddy, permainan ini juga mengajak anggota tim AIESEC lainnya untuk ikut membaur. Melalui kegiatan tersebut, suasana menjadi semakin cair dan para peserta dapat berinteraksi tanpa adanya batasan antarnegara maupun latar belakang.
Permainan interaktif tersebut juga menjadi salah satu cara untuk memperkenalkan nilai kebersamaan dan keberagaman yang menjadi bagian dari pengalaman AIESEC.
Para peserta dapat saling mengenal dengan cara yang lebih menyenangkan sekaligus menciptakan momen kebersamaan yang dapat menjadi bagian dari perjalanan mereka selama berada di Palembang.
Melihat keseruan dan hangatnya interaksi lintas budaya dalam kegiatan tersebut, Najwa kembali membagikan pengalamannya.
“Hari itu bener-bener menyenangkan banget dan serunya di luar tebakan awal kita! Ini juga jadi pengalaman pertama aku bisa ngobrol langsung panjang lebar sama warga negara asing (foreigner). Ternyata mereka ramah dan terbuka banget sama kita, makanya momen ngobrol dan main games bareng ini sukses bikin suasananya langsung cair,” ungkap Najwa dengan antusias.
Di penghujung kegiatan, seluruh rangkaian Incoming Preparation Seminar ditutup secara resmi dengan sesi foto bersama. Momen tersebut menjadi simbol kebersamaan antara para EP, EP Buddy, dan anggota AIESEC in Unsri yang telah terlibat dalam kegiatan.
Foto bersama juga menjadi penanda bahwa para peserta telah melewati tahap awal sebelum benar-benar memulai perjalanan proyek sosial mereka di Kota Palembang.
Melalui pelaksanaan IPS, AIESEC in Unsri berupaya menciptakan pengalaman awal yang hangat, informatif, dan interaktif bagi para Exchange Participant. Tidak hanya menjadi kegiatan pembekalan, IPS juga menjadi ruang untuk mempertemukan pemuda dari berbagai latar belakang, membangun koneksi lintas budaya, serta mempersiapkan para peserta untuk berkontribusi dalam proyek sosial mereka selama berada di Palembang.
